As melhores KPIs para a área de compras



Na era digital, os dados são o principal patrimônio de uma empresa. Mas há algo ainda mais importante do que estar rodeado de estatísticas e informações: saber monitorá-las e interpretá-las. Neste contexto, o setor de compras é um dos mais preponderantes, afinal, ele produz informações cruciais para planejar o crescimento do negócio. Mas esse acompanhamento só é possível através da definição dos chamados KPIs.

KPI é o acrônimo em inglês de Key Performance Indicators, ou indicadores-chave de desempenho, em tradução livre. Essa estratégia se baseia na definição de indicadores de gestão para acompanhar os resultados de um determinado setor (como o de compras, por exemplo), o que possibilita eliminar gargalos, criar estratégias e alavancar os lucros.

Em suma, se o setor de compras estabelece objetivos específicos, é a partir dos KPIs que haverá a revelação se as metas de fato estão sendo atingidas. É importante pontuar que os KPIs se diferem de índices mais genéricos, afinal, esses indicadores precisam ser claros e eficientes para medir o crescimento de uma empresa.

Dentro do setor de compras, é possível identificar algumas necessidades específicas, como o contato com fornecedores, por exemplo. Há KPIs que possibilitam o acompanhamento mais efetivo dessa negociação.

É importante destacar que o acompanhamento dos KPIs nesta área ficou ainda mais prático com a automação dos processos de compras, o que inclui a incorporação de soluções de e-procurement, por exemplo.

Porém, como supracitado, é preciso escolher os KPIs adequados para que a sua empresa realmente dedique esforços para aquilo que realmente importa, sem sobrecarregar a sua equipe. Desta forma, nós vamos te mostrar os seis melhores indicadores de gestão para a área de compras. Aplique-os no seu negócio e saiba medir o sucesso das suas ações!

Confira a lista:

Lead time

O lead time é um dos KPIs mais importantes para o setor de compras. Ele basicamente representa o período de duração entre a identificação da demanda por uma determinada matéria-prima até a entrega da mercadoria solicitada. Esse processo inclui a duração da procura do produto, a negociação com fornecedores, a análise de cotações, entre outros fatores que compõem esse passo a passo.

Isto significa que, se um determinado item possui um alto giro, um lead time alto pode comprometer toda a produção. Basta pensar em um supermercado, por exemplo, que não tenha arroz e feijão à disposição nas gôndolas.

Diminuir o tempo de entrega tornou-se uma necessidade ainda maior por conta da tendência em armazenar menos mercadorias, o que contribui para a redução de custos. Portanto, é importante se ater ao fato de que, se o lead time estiver acima do determinado, é preciso pensar em soluções para eliminar as burocracias e otimizar os processos.

Saving

Também conhecido como valor economizado, o saving é outro indicador de performance crucial em compras, pois representa o quanto foi possível economizar em uma compra. Para isso, basta calcular o valor que foi orçado e aquele que realmente foi gasto na negociação final.

Desta forma, o saving exige uma grande expertise e poder de negociação do departamento de compras para conseguir economizar o máximo possível. Isso só é possibilitado quando há uma integração da equipe de compras com as demais áreas pertinentes no negócio, trocando informações e elaborando estratégias que permitam que a empresa consiga reduzir custos nas negociações.

É importante destacar que o saving não se baseia na obtenção do melhor preço em uma determinada concorrência, e sim na economia alcançada em uma negociação.

Evolução de preço

Este é um KPI que se baseia na variação dos preços praticados por um produto ou serviço em um determinado período de tempo. Ao medir essa oscilação no processo de compras, sua equipe está mais propensa a identificar períodos de sazonalidade, ou seja, onde produtos podem apresentar um valor mais alto.

Ciente dessas informações, o setor de compras pode traçar um planejamento financeiro que contemple a aquisição de materiais quando houver um valor mais vantajoso, garantindo economia para a empresa.

Prazo médio de pagamento

O payment terms, como também é conhecido, mensura o prazo em que é feito o pagamento dos fornecedores. Esse cálculo se baseia na diferença entre a data do pagamento e a data em que a compra efetivamente saiu do caixa da empresa.

Esse é um dos indicadores mais complexos e importantes de serem mensurados, afinal, negligenciar este processo pode não apenas prejudicar o fluxo de caixa da empresa, como também o seu capital de giro.

O ideal é que a sua empresa negocie os melhores prazos, de preferência o mais fracionado possível, a não ser que haja uma demanda previsível e um desconto considerável para fazer o pagamento à vista.

Custo de suprimentos

Este KPI compara o volume de aquisições e o de vendas para saber qual a porcentagem média de uma venda que é investida nas compras. O objetivo é adotar um ciclo sustentável, ou seja, não fazer aquisições que extrapolem significativamente o valor que entra no caixa da empresa através das vendas. Isto significa que, se o custo dos suprimentos estiver em um valor acima do determinado, é necessário adotar estratégias que favoreçam a redução de custos.

Nível das entregas

Este é um KPI dedicado a avaliar a eficiência dos fornecedores. Há várias maneiras de se medir o nível das entregas. É possível, por exemplo, avaliar a taxa de entregas feitas no prazo estabelecido em relação ao total de entregas já efetuadas.

Outra possibilidade é avaliar as taxas de devoluções, também em relação ao total de produtos já entregues. Assim, a sua empresa estará mais preparada para medir o número de imprevisibilidades como atrasos (diferença entre o prazo esperado e a data de entrega do pedido), avarias e devoluções, sabendo assim se vale a pena manter a parceria com um determinado fornecedor e se há algum tipo de impacto negativo nesta relação.

De toda forma, está claro que os indicadores-chave de desempenho são indispensáveis para otimizar o setor de compras, sobretudo se combinados com ferramentas de automação.

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